La multifunzione HP Officejet PRO 8500 si indirizza allo small business con necessità di stampa a colori ed elevata velocità di riproduzione testo e documenti in B/N. Questa fascia di prodotti si contrappone, per costi e prestazioni, a quella delle stampanti multifunzione laser a colori, proponendo una visione e un approccio completamente diverso. Le caratteristiche e il prezzo di questa Officejet la classificano molto chiaramente verso un ambiente da ufficio piuttosto che come prodotto per la casa. Con questo modello, HP intende proporre una inkjet completa e con prestazioni elevate. I ridotti consumi di corrente e le cartucce a capacità maggiorata consentono di ottenere un costo per pagina contenuto e decisamente concorrenziale in proporzione ai costi di gestione tipici di una laser per l'ufficio.
Come detto, Officejet PRO 8500 è un prodotto completo e capace di assolvere a numerose funzioni, tutto questo in uno chassis relativamente compatto e dotato di diverse peculiarità per semplificare l'uso. Il lato superiore accoglie il caricatore ADF da 50 fogli che permette di automatizzare l'acquisizione di pagine multiple. Il pannello nasconde il piano di scansione A4 dove è possibile caricare documenti e fotografie per l'acquisizione diretta. Tale operazione è tuttavia resa un po' più complicata dall'assenza di blocchi o fermi per tenere aperto il coperchio mentre si posiziona l'originale sul piano di lavoro. Il lato frontale accoglie un completo pannello di controllo, che consente di effettuare la quasi totalità delle operazioni senza l'ausilio del PC. Oltre ai pulsanti di selezione per l'avvio della copia e la selezione delle funzioni copia/scansione e fax, è disponibile una tastierina per la composizione dei numeri FAX e un ampio display LCD da 3,5 pollici con funzione touchscreen.  Questo semplifica notevolmente la scelta dei diversi parametri di lavoro e la modifica delle voci di menu. L'interfaccia grafica è chiara e i pulsanti a video sono di dimensioni sufficienti per poter essere attivati con le dita, salvo rari casi.

La parte inferiore della multifunzione ospita il lettore per moduli flash card e la porta USB con capacità PictBridge. Il cassetto di carico della carta, con capacità di 250 fogli è invece sovrastato dal vassoio di uscita che costituisce praticamente il coperchio del vano di carico A4. Nell'eventualità si stampino grossi volumi la mancanza di un vero e proprio cassetto di uscita può risultare un scomoda e, anche nel caso di ricarica della carta, sarà necessario rimuovere il cestello di uscita, altro particolare che riduce l'ergonomia d'uso quotidiana.

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